Le dashboard est la vue de travail quotidienne du projet actif.

1. À traiter maintenant regroupe retards, actions du jour et prochaines échéances.
2. Suggestions de prospection propose des lieux jamais prospectés ou à recontacter.
3. Prospecter ouvre une prospection préremplie ; l'horloge reporte une suggestion et la croix permet de l'ignorer avec un motif.
4. Les indicateurs résument la progression commerciale.
5. Les factures non réglées ou partiellement réglées du projet peuvent être affichées avec un raccourci de paiement.

Lieux & contacts est un référentiel commun à toute l'association.

1. Créez un lieu une seule fois, même s'il est prospecté par plusieurs groupes.
2. Renseignez les informations connues : type, adresse, administratif, SIRET, facturation, budget indicatif, etc.
3. Vous pouvez créer immédiatement le premier contact principal.
4. Ajoutez ensuite programmateur, gérant, régisseur, facturation, communication, etc.
5. Le contact principal est proposé automatiquement lorsqu'un workflow le permet.

Un lieu peut être actif, fermé ou archivé. Les lieux non actifs sont écartés des nouvelles démarches.

La nouvelle prospection suit un wizard en trois étapes :

1. Lieu : sélection du lieu et de la priorité.
2. Contact : chargement automatique des contacts du lieu ; le principal est présélectionné lorsqu'il existe. Complétez canal et premier contact.
3. Suivi : statut, relances, tarif proposé, déplacement, accueil, chapeau, dossier/lien audio et notes.

Après enregistrement, la prochaine action est calculée automatiquement. Le détail de la prospection permet d'enregistrer premier contact, relances, réponse, proposition, date validée, refus, date réalisée, report ou recontact futur. Les utilisateurs responsables sont historisés.

Une date confirmée devient une vraie entité de programmation propre au projet.

1. Créez-la depuis le menu des dates ou depuis une prospection validée.
2. Renseignez date, horaires, contenu public, affiche et liens.
3. Choisissez : ne pas publier, publier maintenant ou publier plus tard.
4. Les reports conservent un historique et peuvent afficher un message public.
5. Les dates servent ensuite aux futurs sites publics.

Les tarifs sont propres au projet. Devis, factures et leur numérotation restent au niveau de l'association.

1. Utilisez le simulateur pour préparer le montant selon formule, trajet, repas/nuit, techniciens, options et remise.
2. Générez un devis depuis la prospection. Les versions produites restent immuables.
3. Convertissez le devis retenu en facture.
4. Le PDF de facture est automatiquement ajouté à la GED comptable : aucun réupload n'est nécessaire.
5. Enregistrez un paiement depuis la facture, Devis & factures, la prospection lorsqu'une facture existe, ou les dashboards.
6. Le statut est calculé : À encaisser, Partiellement payée, Payée.
7. Un paiement peut être modifié ou supprimé en cas d'erreur ; les totaux et le classement comptable sont recalculés.

Un simple devis ne peut jamais être marqué comme payé.

Les modèles de convention sont communs à l'association. Une convention est créée depuis un devis précis afin de figer les conditions correspondantes. Les PDF sont immuables et les documents liés restent accessibles dans la mini-GED du dossier.

Chaque projet possède sa propre configuration technique : informations générales, profils, patch, matériel, intentions, accueil, blocs rédactionnels, éléments scéniques et plans.

Les éléments scéniques peuvent être système ou spécifiques au projet. Un élément propre à un groupe n'apparaît pas dans la palette d'un autre.

Les plans restent versionnés et l'éditeur propose glisser-déposer, grille, numéros, légende, renommage, duplication, rotation, taille et suppression.

Pour une fiche technique : utiliser une fiche existante, personnaliser un modèle ou créer une fiche spécifique. Une fiche envoyée est considérée validée et devient protégée.

La comptabilité est commune à l'association. Le logiciel classe automatiquement les opérations par exercice et période.

1. Les exercices et périodes utiles sont créés automatiquement.
2. La date de début comptable limite le premier exercice : aucune période antérieure n'est attendue.
3. Le dashboard comptable affiche recettes encaissées, dépenses, résultat de trésorerie et factures à encaisser.
4. Une opération peut être affectée à un projet ou à Association / commun.

Le module aide à la gestion et à la préparation des éléments comptables ; il ne remplace pas un conseil comptable/fiscal lorsque celui-ci est requis.

1. Dans Dépenses, cliquez sur Ajouter.
2. Renseignez date, fournisseur, libellé, catégorie, projet éventuel, compte et moyen de paiement.
3. Saisissez le HT ou le TTC puis le taux de TVA ; les montants complémentaires sont recalculés.
4. Ajustez la TVA déductible si nécessaire.
5. Joignez obligatoirement le justificatif lors d'une nouvelle saisie.
6. Le justificatif est automatiquement classé dans la GED comptable.
7. Pour une ancienne dépense sans pièce, utilisez Ajouter justificatif.
8. Le bouton crayon ouvre la modification en modale. Un changement de date/projet/compte réaligne le classement.

Vente merch. enregistre un récapitulatif de vente sans imposer une saisie article par article : date, projet, TTC, TVA incluse, compte, moyen de paiement et frais prestataire.

Les frais SumUp/prestataire restent séparés de la recette brute. Exemple : +200 € de ventes, -3,50 € de frais, soit 196,50 € net.

Recettes exceptionnelles sert aux dons, cotisations, subventions, remboursements et autres recettes non issues d'une facture ou du merchandising.

Ce module conserve les engagements avec des entreprises, associations ou prestataires externes.

1. Saisissez objet, prestataire, dates, projet éventuel, HT, TVA, TTC, statut et notes.
2. Lors de la création, vous pouvez joindre le contrat, le devis prestataire et/ou la facture prestataire.
3. Des pièces complémentaires peuvent être ajoutées ultérieurement.
4. Chaque document est automatiquement classé dans la GED comptable dans la rubrique correspondante.

La GED comptable est une arborescence logique : aucun dossier physique n'est à créer manuellement.

Exercice
└── Mois
    ├── Factures émises
    ├── Justificatifs dépenses
    ├── Relevés bancaires / SumUp
    ├── Factures fournisseurs
    ├── Devis prestataires
    ├── Contrats / sous-traitance
    ├── Assurances / échéanciers
    ├── TVA / déclarations
    └── Autres pièces

Les dossiers sont repliables, avec recherche, Tout déplier et Tout replier. Les documents générés dans l'application sont classés automatiquement. Utilisez Ajouter une pièce uniquement pour les documents reçus de l'extérieur.

Une pièce comptable ne peut pas être remplacée par une nouvelle version depuis la bibliothèque générale : il faut conserver chaque pièce historique séparément.

Un compte financier peut représenter un compte bancaire, SumUp, une caisse ou un autre support.

1. Renseignez sa date d'ouverture et, si besoin, de fermeture.
2. Activez l'attente d'un relevé mensuel uniquement lorsqu'un relevé existe réellement.
3. Le logiciel ne signale rien avant le début comptable de l'association ni avant l'ouverture du compte.
4. Les régimes TVA sont historisés avec dates d'effet.
5. L'assistant TVA estime TVA collectée, TVA déductible et solde par période.

Important : l'assistant prépare les chiffres ; la déclaration officielle doit être vérifiée avant envoi.

La bibliothèque générale stocke les métadonnées séparément du contenu BLOB.

• devis, factures, conventions et fiches techniques générées : immuables ;
• documents ordinaires : versionnage possible ;
• pièces comptables : versionnage interdit pour préserver l'historique ;
• visibilités Public / Presse / Admin pour les documents concernés.

Projet : identité/couleurs, tarifs, frais, technique, éléments scéniques, plans, site public.

Association : identité légale, convention, facturation, comptes financiers, TVA, documents et paramètres transversaux.

Préférez désactivation, archivage ou nouvelle version quand un élément a déjà servi à l'historique.

La gestion des comptes et de la matrice de droits est réservée aux super administrateurs.

1. Dans Administration → Groupes & permissions, chaque colonne représente un groupe et chaque ligne une fonction.
2. Cliquez sur une cellule pour faire évoluer le niveau : Aucun → Lecture → Lecture / écriture → Lecture / écriture / suppression.
3. Les groupes système initiaux sont Administrateur projet, Prospecteur, Technique, Trésorier et Lecture seule. D'autres groupes peuvent être créés.
4. Dans Administration → Utilisateurs, affectez un ou plusieurs groupes ainsi que les projets artistiques autorisés.
5. Si plusieurs groupes sont cochés, les droits se cumulent : le niveau le plus élevé est retenu pour chaque fonction.
6. Le statut Super administrateur donne tous les droits et tous les projets, indépendamment de la matrice.
7. Un compte qui ne doit plus se connecter doit être désactivé plutôt que supprimé afin de préserver l'historique.

Exemple : si `Factures` est réglé sur Aucun pour le groupe Prospecteur, un prospecteur ne voit plus les factures, ne peut pas convertir un devis en facture et ne voit pas les factures à encaisser sur le tableau de bord.

Sécurité : masquer un bouton ne suffit pas : les mêmes permissions sont vérifiées côté serveur. Une URL saisie manuellement ne contourne pas les droits.

Un compte authentifié sans aucune permission de back-office est redirigé vers la connexion avec un message expliquant que l'accès à l'espace de gestion n'est pas autorisé.

La maintenance couvre notamment utilisateurs, import/export lieux-contacts et reset des données de démonstration.

L'import XLSX suit toujours : analyse/prévisualisation puis confirmation.

Le reset exige la saisie explicite de RESET et une confirmation.

Ces fonctions sont réservées aux super administrateurs.